Invitație pentru depunerea unei oferte

Ordinul Arhitecților din România – Filiala Teritorială Transilvania, denumită în continuare „Filiala”, invită formele de exercitare a profesiei de avocat legal constituite potrivit Legii nr. 51/1995 să depună o ofertă pentru furnizarea de servicii de asistență, consultanță și reprezentare juridică.

Selecția urmărește desemnarea unui prestator principal care să asigure suport juridic curent și la cerere, cu o echipă stabilă, timpi de răspuns predictibili și experiență relevantă în drept administrativ, contencios administrativ, reglementarea profesiilor, urbanism și construcții, litigii civile, dreptul muncii și protecția datelor.

Contractul rezultat va fi un contract de asistență juridică încheiat cu forma de exercitare selectată, în conformitate cu Legea nr. 51/1995 și cu Statutul profesiei de avocat. Depunerea unei oferte nu creează obligația Filialei de a încheia contractul până la aprobarea rezultatului și semnarea contractului.

Filiala este o structură teritorială a Ordinului Arhitecților din România, cu personalitate juridică de drept privat, nonprofit, apolitică, cu foruri de conducere, buget și patrimoniu proprii. Filiala reprezintă profesia de arhitect la nivel local, gestionează evidențele membrilor și relația instituțională cu autoritățile locale și asigură suportul administrativ necesar structurilor proprii, inclusiv Comisiei teritoriale de disciplină, cu respectarea independenței acesteia.

Prestatorul selectat va avea ca client Filiala. Serviciile pentru membri se vor limita la poziții instituționale, îndrumări generale și materiale aprobate de Filială. Asistența sau reprezentarea juridică individuală a unui membru nu intră în obiectul contractului decât printr-un mandat separat, acceptat expres și după verificarea conflictelor de interese.

• asigurarea conformității actelor și deciziilor Filialei cu legislația și reglementările OAR în vigoare
• reducerea riscurilor de anulare, litigiu, conflict de interese, încălcare a confidențialității sau neîndeplinire a termenelor
• furnizarea de opinii juridice clare, aplicate și proporționale cu riscul
• susținerea pozițiilor instituționale ale Filialei în raport cu membrii, OAR național, autoritățile publice, partenerii contractuali și instanțele
• crearea și actualizarea unui set coerent de modele, proceduri și instrumente de lucru juridic
• asigurarea continuității printr-un avocat coordonator și un înlocuitor desemnat

Serviciile vor fi prestate prin raportare la actele normative și profesionale în vigoare la data fiecărui mandat, inclusiv, fără limitare:

• Legea nr. 184/2001 privind organizarea și exercitarea profesiei de arhitect, republicată
• Regulamentul de organizare și funcționare a OAR (Hotărârea OAR nr. 722/2025)
• Regulamentul-cadru al filialelor teritoriale (Hotărârea OAR nr. 723/2025) și regulamentul propriu al Filialei
• Codul deontologic al profesiei de arhitect (Hotărârea OAR nr. 724/2025)
• procedura jurisdicțională a comisiilor de disciplină ale OAR, în forma în vigoare
• Legea contenciosului administrativ nr. 554/2004, Codul civil și Codul de procedură civilă
• legislația privind autorizarea lucrărilor de construcții, amenajarea teritoriului și urbanismul, protejarea patrimoniului, calitatea în construcții
• Regulamentul (UE) 2016/679, Legea nr. 190/2018, Codul muncii și legislația aplicabilă contractelor, finanțărilor și proprietății intelectuale
• Legea nr. 51/1995 și reglementările profesiei de avocat

1. Durata inițială propusă este de 12 luni de la semnarea contractului, cu posibilitatea prelungirii prin acordul părților.
2. Prestarea se realizează în regim hibrid: la distanță și, când natura activității o impune, la sediul Filialei, la autorități, la instanțe sau în alte locații convenite.
3. Ofertantul desemnează un avocat coordonator, un avocat înlocuitor și, dacă este cazul, specialiști pentru domenii distincte. Înlocuirea membrilor-cheie după contractare necesită acordul prealabil al Filialei, cu excepția situațiilor urgente.
4. Mandatele litigioase, investigațiile complexe și proiectele care depășesc serviciile curente se activează prin instrucțiune scrisă și, după caz, prin act adițional sau mandat distinct, cu estimarea prealabilă a efortului și a costurilor.
5. Contractul nu va fi exclusiv. Filiala își rezervă dreptul de a contracta alți specialiști pentru mandate care necesită expertiză distinctă, pentru evitarea conflictelor sau pentru respectarea independenței Comisiei teritoriale de disciplină.

Ofertanții pot propune timpi de răspuns mai buni. Nerespectarea repetată a nivelurilor convenite va constitui criteriu de evaluare a performanței contractuale.

• Solicitările obligatorii pentru prestator vor fi transmise numai de persoanele autorizate de Filială, comunicate la semnarea contractului.
• Prestatorul nu va primi instrucțiuni directe de la membri, petenți, părți în dosare disciplinare sau parteneri ai Filialei fără confirmarea persoanei autorizate.
• Pentru o activitate estimată să depășească cinci ore sau pentru un mandat litigios nou, prestatorul va transmite în prealabil o estimare de timp, echipă și cost.
• Nu se vor efectua activități suplimentare și nu se vor angaja cheltuieli externe fără aprobare scrisă, cu excepția urgențelor justificate și documentate.
• Pontajele vor descrie activitatea efectivă, persoana care a prestat-o și timpul alocat, cu precizarea unității minime de pontaj.
• Filiala poate solicita, în orice moment, o prognoză actualizată a efortului și a costului pentru un mandat în curs.

Ofertantul va demonstra îndeplinirea următoarelor cerințe:

• formă de exercitare a profesiei de avocat legal constituită și activă; avocații propuși au drept de exercitare la data depunerii și pe durata contractului
• avocat coordonator definitiv cu minimum cinci ani de experiență profesională și experiență demonstrabilă în cel puțin trei dintre domeniile esențiale ale contractului
• experiență relevantă în mandate de drept administrativ/contencios, proceduri disciplinare profesionale, urbanism și construcții sau guvernanța organizațiilor profesionale
• capacitate de litigii și existența unui înlocuitor pentru avocatul coordonator
• asigurare de răspundere profesională valabilă și adecvată naturii serviciilor
• procedură internă de conflict check și disponibilitatea de a comunica prompt orice conflict actual, potențial sau apărut ulterior
• măsuri adecvate de confidențialitate, securitate a informațiilor și protecție a datelor
• capacitate de a presta în limba română; cunoașterea limbii engleze constituie avantaj

Domeniile esențiale ale contractului: Drept administrativ și contencios administrativ; Reglementarea profesiilor și proceduri disciplinare profesionale; Urbanism, autorizarea construcțiilor și patrimoniu; Litigii civile și executare; Dreptul muncii; Protecția datelor (GDPR); Guvernanța organizațiilor profesionale / nonprofit.

1. Scrisoare de înaintare, semnată de reprezentantul formei de exercitare.
2. Date de identificare, forma de exercitare, baroul, sediul, persoana de contact și dovada dreptului de exercitare.
3. Propunere tehnică: înțelegerea nevoii, metodologia, fluxul de lucru, managementul termenelor, controlul calității și raportarea.
4. Echipa propusă: rol, experiență, disponibilitate, CV și atribuții în contract.
5. Experiență relevantă: minimum trei mandate comparabile din ultimii cinci ani, cu descrierea obiectului, rolului și rezultatului.
6. Niveluri de serviciu asumate și disponibilitatea pentru activități la sediu sau în instanță.
7. Declarația privind conflictele de interese, independența, confidențialitatea și protecția datelor (Anexa 3).
8. Propunerea financiară completată integral conform Anexei 1, fără condiții sau costuri ascunse.
9. Lista excluderilor, rezervelor sau abaterilor de la prezenta cerere și de la clauzele contractuale minime.
10. Valabilitatea ofertei: minimum 90 de zile de la termenul de depunere.

Toate elementele de mai sus se completează în formularul online de depunere; propunerea tehnică (metodologia) se redactează direct în formular, în câmpurile dedicate subiectelor din Anexa 2. Documentele care se atașează (PDF): scrisoare de înaintare, semnată de reprezentant; dovada dreptului de exercitare (formă de exercitare + avocați propuși); dovada asigurării de răspundere profesională; cv-urile echipei propuse (un singur pdf); propunere tehnică extinsă (opțional); alte documente relevante (opțional).

• Filiala nu comunică un buget și nu stabilește niveluri orientative de onorarii.
• Onorariile se exprimă în lei, distinct fără TVA și, dacă este cazul, cu TVA.
• Se ofertează obligatoriu un abonament lunar de referință pentru 20 de ore incluse, precum și tariful orar pentru depășire.
• Se indică tarifele orare pe categorii de senioritate și, dacă este utilizat, tariful orar mediu (blended).
• Mandatele litigioase se ofertează separat, pe faze procesuale, cu precizarea activităților incluse.
• Se precizează tratamentul orelor neutilizate, unitatea minimă de pontaj, regulile pentru urgențe și eventualele plafoane per activitate.
• Cheltuielile de deplasare, taxele, experții, traducerile și alte costuri externe se identifică separat; nu pot fi angajate fără aprobarea Filialei.
• Onorariile ofertate rămân ferme pe durata inițială a contractului.

Solicitările de clarificare se transmit online, pe pagina selecției (oar.digital/selectii/servicii-juridice), până la 24 iulie 2026. Răspunsurile se publică pe aceeași pagină, pentru toți participanții deopotrivă, până la 28 iulie 2026.

Termen de depunere: 3 august 2026, ora 15:00. Depunerea se face exclusiv online, la oar.digital/selectii/servicii-juridice/aplica. Oferta se sigilează la depunere; ofertantul primește o chitanță criptografică (SHA-256), iar conținutul devine accesibil comisiei abia după termen. Ofertele depuse după termen nu pot fi înregistrate. Documentele se redactează în limba română.

Evaluarea urmărește cel mai bun raport calitate–preț. Ofertele care nu îndeplinesc cerințele obligatorii sau nu conțin propunerea financiară completă pot fi declarate neconforme.

Pragul tehnic minim recomandat este de 40 de puncte din 65.

• În caz de egalitate a punctajului total, prevalează punctajul tehnic mai mare; dacă egalitatea persistă, Filiala poate solicita o ofertă financiară finală sau un interviu de clarificare, în condiții egale.
• Filiala poate solicita clarificări, documente suport, prezentarea echipei sau un interviu cu ofertanții clasați cel mai bine. Clarificările nu pot schimba în mod substanțial obiectul ofertei inițiale.

• să solicite completări și clarificări, cu respectarea tratamentului egal
• să verifice referințele și calitatea de avocat activ a membrilor echipei
• să negocieze aspectele contractuale și financiare cu ofertantul clasat pe primul loc sau, dacă negocierile eșuează, cu următorul ofertant
• să respingă o ofertă neclară, condiționată, incompletă, cu un conflict incompatibil sau care transferă riscuri esențiale către Filială
• să suspende, modifice sau anuleze selecția, fără obligația de a rambursa costurile de pregătire a ofertelor
• să nu atribuie contractul dacă niciuna dintre oferte nu răspunde adecvat nevoii sau dacă nu există aprobările interne necesare

• definirea expresă a obiectului și limitelor mandatului, a persoanelor autorizate și a serviciilor incluse/excluse
• respectarea independenței profesionale, a secretului profesional și a confidențialității; conflict check înaintea contractului și a fiecărui mandat sensibil
• prelucrarea datelor numai în scopul mandatului, cu măsuri de securitate, notificarea incidentelor și predarea ori ștergerea datelor la încetare
• echipă nominalizată, înlocuire cu acord, continuitate, asistență de tranziție și predarea completă a dosarelor la încetare
• raportare, pontaj și estimări; aprobarea prealabilă a activităților suplimentare și a cheltuielilor externe
• dreptul Filialei de a utiliza, adapta și arhiva livrabilele, cu rezervarea know-how-ului general al prestatorului
• interdicția comunicării publice a relației sau mandatelor fără acordul Filialei, cu excepția obligațiilor legale ori profesionale
• încetarea cu notificare și cazurile de încetare imediată; aplicarea legii române

Se completează integral în formularul online. Valorile se indică în lei, fără TVA; TVA se evidențiază separat.

Informații financiare suplimentare, de precizat în formular: unitatea minimă de pontaj; regula orelor neutilizate din abonament; regula pentru activități urgente / în afara programului; termen de plată solicitat; cheltuieli incluse în onorarii; cheltuieli facturate separat și metoda de calcul; alte condiții financiare; valabilitatea ofertei (minimum 90 de zile).

A. Echipa propusă: nume, calitate și barou, rol în contract, experiență relevantă, disponibilitate, pentru fiecare membru. B. Mandate relevante din ultimii cinci ani: client sau categorie, obiect și domeniu, rolul ofertantului, perioada, referință disponibilă. C. Metodologie și niveluri de serviciu, cu următoarele subiecte obligatorii (fiecare are câmpul lui în formularul online):

1. Înțelegerea nevoii și abordarea mandatului
2. Flux de preluare și alocare a solicitărilor
3. Controlul calității și aprobarea livrabilelor
4. Managementul termenelor și al urgențelor
5. Raportare și monitorizarea costurilor
6. Conflict check și separarea mandatelor disciplinare
7. Securitatea informațiilor și protecția datelor
8. Continuitate și înlocuirea avocatului coordonator
9. Abateri / rezerve față de cererea de ofertă

Se asumă integral în formularul online, în numele formei de exercitare, de către reprezentantul semnatar al scrisorii de înaintare:

1. forma de exercitare și avocații propuși sunt legal constituiți, activi și au drept de exercitare
2. informațiile furnizate în ofertă sunt reale, complete și actuale
3. a fost efectuat un conflict check preliminar pe baza informațiilor disponibile
4. sunt declarate toate mandatele actuale sau recente care pot genera un conflict, o aparență de lipsă de independență ori o restricție de reprezentare
5. nu va fi acceptat un mandat împotriva Filialei sau incompatibil cu interesele acesteia fără analiza și acordul cerute de normele profesiei
6. în dosarele disciplinare va fi respectată independența comisiei; avocatul Filialei nu va participa la dezbateri sau deliberări dacă Filiala are un interes propriu în aceeași cauză
7. secretul profesional, confidențialitatea și protecția datelor vor fi respectate pe întreaga durată a selecției și a contractului
8. orice conflict sau împrejurare relevantă apărută ulterior va fi notificată imediat Filialei
9. prestatorul va coopera la transferul dosarelor și la protejarea termenelor în cazul încetării mandatului

Mandatele sau relațiile care necesită dezvăluire se declară în formular: entitate, natura mandatului sau relației, perioada, evaluarea conflictului și măsura propusă.